Get things done 读书笔记

本文希望达到的目的:“忘掉其他需要做的事”,合理安排工作,运筹唯握,高效完成当前工作。

本文中所指工作,并不仅仅指普通所谓工作,应该还包括一切可以纳入系统的生活和工作,工作也应该是惬意的,不是吗?

第 1 部分 通向从容之道

a) 新情况,新做法

本文所介绍的方法有两个目的:

  1. 抓住所有一切需要处理的事情(现在的、以后的、将来某时的;大的、小的或者不大不小的)把它们统统转入一个脱离大脑的逻辑系统中。
  2. 训练自己在接受一切”输入信息“的前期作出决定,也就是说材料与事件应该预先被处理,之后才能实施,否则它会远远脱离我们的控制。

需要本方法的原因:

  1. 新的要求、匮乏的资源,需要处理的事情越来越多,工作负荷很大。
  2. 工作没有界限,责任没有界限,团队合作加强,工作不断变化。
  3. 旧的管理模式或者工具不适应新的情况。
  4. 看似着眼大局的价值观思维及分类方法有很大的局限性,当价值观增大时,较小价值的事情会受到我们本能的抵触,而且这种方法只能从大处着手,并不能和小处结合起来。
  5. 我们需要从焦虑与频繁的想起一些不该现在处理的事情的挣扎中解脱出来。

由于我们做出的承诺或者承担的义务不明确,导致我们承受了巨大的压力,我们经常要想起我们的承诺什么时候开始执行,什么时候才能实现,即使它不需要马上被实现或者条件不具备。而解决这种问题就需要我们有效的管理承诺:

  1. 任何一件没有完成的事情都必须置于一个客观可靠的体系中,或者称之为”工作篮“的工具之中,而且必须经常回访并且清理它。
  2. 必须明白你的工作到底是什么,还必须作出判断:需要采取什么样的行动来推动工作的发展进程。
  3. 一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。

材料或者事件的转化:任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情,所有你尚未推理出理想的的解决方法和下一步具体行动的事情都称为材料,而且应该被加工和转化。

管理行动是一个重要的挑战:确认行动并合理分配精力与时间。

横向和纵向的的行动管理。横向:配备一个完善的系统来辅助你记录尽可能多的工作,并在需要时及时的提供必要的提示,确保你能够快速而轻松地从一件事情过渡到另一件。纵向:针对每个具体的主题和工作所进行的思考。

同一时间想起很多事情需要处理是很痛苦的,把一切赶出大脑吧!

b) 横向管理工作进程的 5 个阶段

(1)明确判定工作的预期 结果以及下一步具体行动;(2)把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中,并定期回顾和检查。这就是我所命名的横向工作重心。

  1. 收集一切吸引我们注意力的事情;
  2. 加工处理后,确定它们的实质以及解决方法;
  3. 组织整理得出的结论;
  4. 把它们列为我们行动的选择方案;
  5. 行动。

收集:

百分之百地捕获一切“未尽事宜”

收集工具

  • 实实在在的工作篮。用于存纸制资料的工具或者一些需要分类处理的物品。
  • 纸制的记事薄。活页笔记本等记录你灵机一动时冒出来的主意与随意搜罗来的信息。
  • 电子记事薄。计算机、手机等现代工具,可以存放简短临时信息,当然通过软件的扩展也可以作为一个系统来用。
  • 录音设备。临时存储需要记录的音频信息,应该不太常用,除非有特殊用途或工作需求。
  • 电子邮件。

成功收集的条件:

  1. 每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑里。
  2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。
  3. 你必须定期清空这些工具。
  4. 把一切赶出大脑,不要仅仅将工具当作工具,应该让工具成为生活的一部分,而且是连贯的一部分,尽量不让能够存储在工具中的材料或者事物仍然存放在大脑中。
  5. 最大限度的控制收集工具的数量,并且尽量标准化它们,让它们井然有序。

加工处理

组织管理

加工和组织的过程图:
加工处理流程图

工作任务或者行动方案

建立工作清单,把一些需要下一步行动的事情放进去,可以随时查阅。建立自己方便的资料或者参考系统,方便在行动时查阅参考。

下一步行动的种类:

  1. 对于 2 分钟即可完成的事情,就让它快点消失吧。
  2. 将在某一具体的日期或者时间里发生的事情,请把它们放到日程表里。
  3. 将来某时\也许需要做的事情,把它们放至“将来某时\也许”文件夹,并时常检查它们。

日程表(灵活性)

强调灵活性的重要性:突发而来的事情是杂乱无章的,我们不可能确定每个事情需要完成的具体时间,即使确定了,因为突发事情的进入,也会使我们的所有时间失效,我们不得不重新组织安排时间,这是不是很让人泄气?

  1. 在某一个确切的时间里采取的行动;只需要将它们标注在日程表里就可以了。
  2. 在某一个确切的日期里采取的行动;不需要确定时间,只需要确定日期即可(强调工具的重要性)。
  3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息。

下一步清单

任何已经确定的在 2 分钟以上、以及那些无法指派其他人代理来解决的事情都应该存放于下一步清单中,同时在下一步清单中,我们应该继续将清单细分,因为过多的不同种类的事情并不能提高我们的效率,例如我们应该携带我们的工作问题清单去开会。

不能够立即落实的工作

  1. 垃圾。垃圾应该被扔掉,不是吗?
  2. 孵化器。1) 将来某时\也许。用来停放那些你当前无法操作,却又不打算彻底遗忘的事情。2) “备忘录”文件夹。用来保存备查资料的工具。
  3. 参考资料。并不需要采取任何行动的事情,比如好的点子,有用的信息等。参考资料应该是需要时毫不费力地查询到的资料。它应该包括两种类型的容器:1) 特定主题或者特定领域的存储器,我比较喜欢 wiki;2) 一般性参考文件夹,比如浏览器的记事本,浏览器的书签等。

回顾

在例行检查日程表后,顺便看一下下一步清单。同时根据需要,查阅“工作任务”、“等待处理”和“将来某时\也许”,避免它们给你造成工作中的混乱。

每周查阅:你应该你应该对所有悬而未决的问题、现行工作计划、“下一步行动”、“日程安排”、“等待处理”,甚至“将来某时/也许”清单每周查阅一次。你自己也同时得到一次机会,确认大脑中无牵无挂,过去几天中的零星琐事已经统统被收集起来,得到了妥善的分类管理。

每周查阅也就是做这些事情:

  1. 收集和加工处理所有的“材料”。
  2. 回顾和检查你的系统。
  3. 更新各类清单。
  4. 做到清洁、清楚、实时和完整。

行动

选择行动方案的三个范例

在某一时刻,决策行动的 4 个标准的模式:

  1. 环境
  2. 有多少时间
  3. 有多少精力
  4. 重要性

评估每日工作的 3 种模式:

  1. 处理事先安排好的工作。实际上,你是按照“下一步行动”清单不断地向前推进着,落实那些你早已经确定了的行动,控制工作流程的运转。
  2. 处理随时冒出来的事件。如果你选择停下现在手头的事情继而处理这些突发事件的话,也就是说你相当然地认为这些事情要比你必须完成的那些工作更加重要。
  3. 定义你自己的工作。明确你的工作,这包括清空你的工作篮,处理你的语音信箱和电子邮件,整理你的会议记录,并把一项项新的工作分解成为多项具体的、可以操作的步骤。

回顾和检查工作 6 个标准的模式:

  1. 5 万英尺以上:生活
  2. 4 万英尺:3~5 年的展望
  3. 3 万英尺:1~2 年的目标
  4. 2 万英尺:责任范围
  5. 1 万英尺:当前的工作
  6. 跑道:目前的行动

c) 纵向管理:巧妙制定工作计划

有时你也许需要更严格地控制某一项工作,找出解决方案,或者确保行动方案切实可行。这就是我们所说的纵向工作重心。了解如何运用“纵向”思维提高工作效率,以及如何把预期的成效融入你个人的管理体系之中,这就是知识工作所需要的第二套强有力的行为模式,纵向管理。

自然式计划模式

即通过大脑的发散式思维,来完成收集至行动这个过程,虽然这个大脑的思维发散程度往往并不受限,但我们并不需要收集那些并不属于系统内的念头。大脑在组织一个过程的时候,大致经过以下几个步骤,也是此自然式计划模式的过程:

非自然式计划模式是相对于自然式计划的一种模式,立足于行动方案,我们总是耳熟能详的就是一句“你有什么好主意?”,明白的说,这不是一个好的模式,只会阻碍人们的思维。而反应式计划模式则是提前未做好计划,但当事情临头时,仓促进行的应急反应模式,它执行的步骤和自然式计划模式是相同的,但它是什么时间开始的呢?呵呵,它当然也是不可取的。

自然式计划法的技巧:5 个阶段:

  1. 定义目标和原则。思考“为什么”这个问题的价值:界定成功,创造了决策标准,集结资源,激发动机,阐明重点,拓宽选择。同时你所遵循的标准和价值观,它是事情发展的界限,它们明确了积极有效行为的含义,并为此提供了参照点。
  2. 展望成果。为了能够最富有成效地利用你可以获取的资源,无论是那些你已经意识到了的资源,还是尚未认知的,在你的大脑里都必须清楚地勾勒出一幅成功的蓝图:成功将是一番什么样的景象?听上去会怎样?有什么的感觉呢?目标和原则提供了动机和监控手段,而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图。这就是一个“什么”的问题,而不是“为什么”的问题。同时前景和结果能产生聚焦的力量,使我们头脑中所坚持不懈地遵循的信念,能够影响我们观察到的事物以及我们的具体表现。阐明结果,还有利于我们寻得尚不完备的资料。
  3. 集思广益。当我们明确了结果后,大脑中便会出现一些毫无章法可循—琐碎的、重要的、普通的或是绝妙的想法,如果你及时捕捉了这种想法,那它势必会对行动的组织和结构产生有效的影响。同时它还会引发你进行更深入的思考,获得更多的想法。但是当这种思维开始发散时,我们需要做的就是,不要让非自然式计划模式的思维来判断、质疑、评估和批判这些想法,让它们萌生退意,当然尽量让我们的思维尽量处在相关的主题却是应该的。
  4. 组织管理。组织管理的基本要素是:1) 明确意义重大的事件;2) 按照构成因素、先后顺序、重要程序中的一个或者多个因素对事件进行排序;3) 必要程度的排序。Fixme。
  5. 明确下一步的行动方案。在进入下一步行动之前,激活现在“运行中的环节”,确认是否需要更多的环节,更多的计划。当下一步的行动需要别人完成时,就需要向他们明确工作与责任。

第 2 部分 远离压力,提高效率

d) 确定时间、空间和工具

空出两天的时间用来收集材料,组织并确定下一步的行动,并找到一个工具齐全,有氛围的空间,比如办公室。

准备好你的工具:资料存放筐(最少3个),一叠信纸大小的白纸,即时贴(3X3寸),回形针,订书机等,透明胶带,橡皮筋,自动打孔机,若干文件夹,一个日程表,废纸篓。我个人比较推崇计算机软件比如 thinking rock。

构建一个资料归档系统,将资料分类存档,方便取存,同时资料的分类不能仅仅依赖种类,同时建议按照字母或者可以清楚识别的方法。

e) 收集阶段:填充工作篮

第一步是搜索你周围的环境,检查一下哪些事物没有到位,把它们放入工作篮。开始收集那些不完善的,以及那些已经确定行动方案,正在等待执行的事务。把它们全都扔到工作篮,以便日后随时调用。本人没有那么多的书籍和纸质资料,而且我的生活与工作重心也不在这里,因此不需要进行收集和整理,所以略过这些内容。

f) 处理阶段:清空工作篮

请看上面加工处理的流程图。

当你完成了本阶段加工处理工作篮的活动时,你将:

  1. 丢弃你不再需要的一切;
  2. 完成任何用不了2分钟就能搞定的事情;
  3. 把任何可以委托他人处理的事情交代出去;
  4. 为所有需要超过2分钟时间的工作注明提示信息,并分类纳入你的管理系统之中;
  5. 根据获取的信息,明确你目前一些较为重要的工作和任务。

加工处理的方法指导

  1. 从最上面的一项开始处理。要养成从上至下,平等对待事情的习惯,而不是仅仅依赖自己的兴趣去选择加工处理材料。
  2. 一次只处理一件事情。
  3. 永远不要把任何事情再次放回工作篮。这样我们就会避免再背负一个长长的清单。虽然不可思议,但坚持下来却是可行的。

加工处理的关键性问题:“下一步行动是什么?”

不需要采取对策时:

  1. 垃圾。扔掉它或者作为资料备查。
  2. 待孵化的项目。两种方法:1) 把它们放入“将来某时\也许”文件夹内;2) 日程表,或者放入“备忘录”文件夹中。
  3. 参考资料。分类存档起来。

需要采取行动时

行动步骤必须绝对是具体的行动。一旦你决定了下一步的行动,如果这个行动在 2 分钟(指导原则,当然你可以根据当时的情况来决定,建议是很快能完成的事情,它们不需要再放到日程表里了。)之内,请完成它;如果能够指派给别人,请按照快速通讯方式(比如邮件)、通过别人转发便条、语音留言、添加到日程表、直接对话的先后顺序来与对方洽谈,之后你可以将事情放入“等待”文件夹并跟踪事宜;如果这件事情仍然需要本人来完成的话,记下你需要做的事情并并赋予相应类别,并放入“悬而未决”的文件夹内。

g) 管理阶段:建立好清单

从组织管理的角度来看,你希望了解和管理的事情可以为7大类:

  1. 一个“工作”清单。列入你日程表的行动方案要么是时间具体的,要么日期是明确的;
  2. 工作的辅助性资料。工作的辅助性资料并不是具体的行动,而且它们也不属于提示信息的范畴。但它们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉,但不要使用辅助性资料来提醒你。当你突然萌发一个有价值的念头时,应该将它们存储起来,比如备忘录、便签纸等,之后再将他们整理起来。
  3. 记录在日程表中的行动和信息。使用原始内容作为它自身的行动提示信息。
  4. 各种“下一步行动”的清单。建立”下一步清单“的不同分类,可以让你对清单一目了然,也可以剔除在此地点或时机不能完成的事情,比如常用的清单类别:电脑前、办公室、实验室、阅读、外出、会议、等待等等。
  5. 一个“等待”清单。“等待”清单能够在核对这个清单时,评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动,如检查目前的状况或者督促某项工作动作起来。
  6. 参考资料
  7. 一个“将来某时/也许”清单

使日程表成为日后的选择:你的日程表可以成为暂时放置提示信息的一个极为便捷的地方,你也许希望日后再考虑这个事情的对策。让日程表同时变为你激活计划的启动器,并提醒你诸如”希望参与的活动“,并且能够成为促进你作出决定的催化剂。

h) 检查阶段:回过头看看

经常回顾,不然我们真的会忘了甚至不信任这个系统了;

首先看一看你的日程表,然后看一看你的行动清单。同时让自己在适当的条件下,进行适当的回顾,并更新系统。

每周回顾检查:收集临时记录的各种纸片,笔记,前一天日程表上的数据,即将使用的日程表,同时倒出你大脑里面的东西,回顾“工作”(和更重要的结果)清单,回顾“下一步行动”清单,回顾“等待事宜”清单,回顾所有相关的项目,回顾“将来某时/也许”清单,回顾“悬而未决”和辅助资料。。

i) 行动阶段:选最佳方案

在某一时刻,决策行动的 4 个标准的模式;评估每日工作的 3 种模式;回顾和检查工作 6 个标准的模式。

先写到这里吧,GTD 的理念在上面基本已经介绍完了,下面的东西还需要更深一步的实践才能领会,本人也只是快速的浏览了一遍,再附上一张从搞定GTD-想入门不一定非要看书,看流程图淘来的图片。

gtd流程图

j) 创造性地思考工作

第 3 部分 事半功倍的几个窍门

k) 窍门 1:养成收集和自省的习惯

l) 窍门 2:下一步行动

m) 窍门 3:关注结果

第 4 部分 结论

作者: 勿慢牛

安全方向,化學/化工專業,主要關注學佛、計算化學、C++、Python、計算機、古文化、哲學、思維方向,渴求與有共同興趣的朋友交流,詳情請查看“關于”頁面。

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